Assistant(e) Projets

Short Summary

Assistant(e) Projets at Egis Group. About the employer Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses…

Key Details

• Position / opportunity: Assistant(e) Projets
• Organization: Egis Group
• Country / coverage: France
• Location: Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France
• Work arrangement: On-site
• Opportunity type: Jobs
• Sector: Operations & Logistics
• Compensation: Not specified
• Application deadline: Deadline not specified

Description

About the employer

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.

Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 22 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.

Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Responsibilities

Missions principales :

L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.

Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets :

Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)

Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques

Archivage informatique des dossiers et documents de projet

Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS

Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet

Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet

Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants

Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence

Missions transverses :

Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications

Suivi de la performance

Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats

Mise en place des actions requises dans le cadre du déploiement du process qualité et de la performance Egis (en lien notamment avec la certification ISO 19443)

En complément, peut être amené à venir en support des équipes du site pour :

Accueil des nouveaux collaborateurs (création des badges, présentation du livret d’accueil et infos sur Genius parcours intégration…)

Lien RH pour le recrutement des stagiaires (conventions, suivi du process…)

Gestion des départs (restitution matériels) en relation avec le manager

Traitement du courrier

Gestion des déplacements des collaborateurs (France et Export)

Missions à l’international : déclaration sur International SOS – Travel Tracker

Organisation des événements de site

Commande de fournitures, des EPI, des cartes de visite….

Qualifications

Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions

Communication écrite

Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…

Niveau bac +2 (BTS/DUT)

3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets

Additional information

Responsibilities

• L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.
• Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets :
• Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)
• Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
• Archivage informatique des dossiers et documents de projet
• Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS
• Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
• Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet
• Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
• Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence
• Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications
• Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats

Requirements / Eligibility

• Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions

  Communication écrite

  Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…

  Niveau bac +2 (BTS/DUT)

  3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets

How To Apply

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